밤새워 준비하고도 깨지고 나오는 당신, 뭐가 문제인가?
공무원 기획ㆍ보고 업무의 고수 박종필의 숨겨둔 보고 노하우 공개!

직장 내 업무의 완성은 보고에 있다. 평소 성실하게 일했더라도 보고를 잘하지 못하면 좋은 평가를 받기 어렵다. 밤새워 작성한 보고서를 들고 들어가서 두서없이 읽고만 있다면 어떻게 될까? 보고 내용이 아무리 훌륭해도 상대의 마음을 움직여 ‘오케이’를 얻어내지 못하면 그 보고서는 별 볼 일 없는 보고서가 된다. 직장인의 업무 스트레스 1위로 꼽히는 보고업무를 잘하는 방법은 없을까? 18년 공무원 생활 동안 기획 및 보고 업무로 잔뼈가 굵은 저자 박종필이 《고수의 보고법》에서 이에 대한 해법을 제시한다.

“바둑에 그냥이란 건 없어. … 내가 무얼 하려고 할 때는 상대가 어떤 생각과 계획을 갖고 있는지 파악해야 해. 그걸 상대의 의중을 읽는다고 해.”

인기 웹툰 ‘미생’의 대사다. 저자는 보고업무를 잘하는 방법은 바로 이 대사에 있다고 설명한다. 즉, 보고 업무의 핵심은 상사의 의중을 읽는 것에 있으며, 상사의 의중에 맞는 내용을 담아 전달하는 것이 보고의 제1원칙이다. 그렇다면 상사의 의중을 읽고 그에 맞는 내용을 전달하려면 어떻게 해야 할까?

“자네 같으면 결재하겠어?”
상사의 마음을 바꾸는 고수의 보고법, 그 숨겨진 원리

거래처 미팅 때문에 곧 나가봐야 하는 상사를 붙들고 중요한 사안이라며 느긋하게 할 말 다하는 부하 직원의 보고는 원칙에는 맞지만 기술은 부족하다. “바빠 죽겠는데, 이 중요한 걸 왜 이제 와서 보고하는 거야”라는 핀잔을 듣기 십상이다. 보고하기 전에 상사의 일정을 확인하는 ‘기술’을 발휘했더라면 상사의 약속 시간에 맞춰 보고할 내용을 미리 정리할 수 있었을 것이다.
이제 막 출근한 상사가 숨 돌리기도 전에 두툼한 보고서를 들고 들어오거나, 점심 먹고 아직 양치질도 못 한 상사 앞에 보고서를 들이미는 부하직원만큼 눈치 없고 답답한 사람도 없다. 이런 실수를 숱하게 저지르는 사람들에게 저자는 보고할 때 크게 다음 4가지만 살피면 실패를 절반 이상 줄인다고 조언한다.
우선 상사가 보고에 집중할 수 있는 상황인지를 파악하자. 전날 회식 때문에 피곤한 기색이 역력한 상사를 앞에 두고, 나는 내 길을 간다는 식으로 보고만 하고 있을 수는 없다. 내용도 전달되지 않을뿐더러 상사에게 좋지 않은 인상만 남긴다.

상사의 성향을 파악하는 것도 중요하다. 저자는 “사람마다 이해의 논리구조가 다르기 때문에, 상사에 게 익숙한 방식으로 보고하는 것이 중요하다”고 지적한다. 실제로 글로 이해하는 것이 더 편한 사람이 있는가 하면, 말로 듣는 것이 편한 사람도 있다. 글로 이해하는 것이 편한 상사 앞에서는 그가 보고서를 읽는 동안 잠자코 기다리는 것이 좋다. 물론 도중에 상사의 질문이 있을 것에 미리 대비해야 한다. 반대로, 말로 듣는 것을 좋아하는 상사 앞에서는 보고 내용을 요약하여 처음부터 말로 설명하는 것이 낫다.
상황에 맞는 전달 방법을 선택하는 것도 중요하다. 대부분은 보고서로 대면보고를 하지만, 그렇지 않은 경우에는 메일, 메모, 문자, 전화 등 다양한 방법으로 보고할 수 있다. 대면보고 없이 보고서로만 보고 할 때는 대면보고의 내용을 메일이나 메모로 전달할 수 있다. 말로 보고할 내용을 글로 잘 적어 보내면 더욱 친밀감 있는 보고가 될 수 있다.
문자는 특성상 길게 쓸 수 없으므로 당연히 요점 위주로 간략하게 보고하게 되어 크게 실수하는 경우는 많지 않다. 그러나 전화로 보고하는 경우는 다르다. 대체로 전화로 보고하는 일은 급하거나 중요한 사안일 때다. 따라서 이미 위축된 상황에서 보고하게 되는데, 준비 없이 전화했다가는 횡설수설 중언부언하게 된다. 미리 어떻게 전달할지 메모한 뒤에 보고하면 이런 실수를 방지할 수 있다.

무엇보다 보고는 미리 준비하는 자세가 필요하다. 예를 들어, 업무수첩에 보고할 내용을 정리해놨지만, 막상 보고할 때만 되면 해당 내용을 찾지 못해 수첩을 뒤적이게 된다. 이럴 때 포스트잇에 메모해 업무수첩 겉장에 붙여 가면 유용하다.

상대방의 입장이 되어 보고서를 쓰고
보고 내용은 스토리로 묶어라.

이 책에서 강조하는 보고법의 핵심은 “상대방의 입장이 되어 보고서를 쓰고, 보고 내용은 스토리로 묶어라.”라는 것이다. 스토리텔링은 어떤 논리적인 말보다 상대방의 공감을 이끌어내는 데 탁월한 기법이다. 저자는 보고서에도 스토리가 필요하다고 말한다. 같은 내용의 보고서라도 단순히 나열한 것과 일관된 스토리로 엮인 것은 읽는 입장에서 큰 차이가 있기 때문이다.
흔히 정보만 나열된 보고서를 읽은 상사는 “이 많은 걸 지금 다 읽으라는 거야? 대체 포인트가 뭐야” 와 같은 반응을 한다. 보고서처럼 무미건조한 글을 읽는데, 내용이 한눈에 들어오지 않는다면 짜증이 날 수밖에 없다. 보고서를 스토리로 만들면 보고서를 작성하는 사람에게도 이점이 있다. 스토리를 고민하는 과정에서 보고할 내용이 일목요연해지기 때문이다. (1장 생각 정리하기)
한편, 보고서를 쓸 때 많은 사람이 자신의 문장력을 탓하며, 보고서 쓰는 데 어려움을 토로한다. 하지만 보고서는 특출한 문장력을 필요로 하지 않는다. 저자는 신문기사의 육하원칙처럼 보고서의 글도 사실을 정확하게 전달하기 위한 간결한 문장이 핵심이라고 강조한다. 이에 이 책은 보고서의 비문이나 명확하지 않은 표현의 문장을 사례로 들면서, 내용은 달라지지 않으면서 그 취지가 정확히 드러나는 다양한 수정 방법을 설명한다. (2장 생각 풀어내기)
저자는 프레젠테이션 방법에 대해서도 설명한다. 문서에 익숙한 직장인들은 프레젠테이션을 화면이 아닌 자료로 생각하는 경향이 있는데, 저자는 프레젠테이션을 읽는 차원에서 보는 차원으로 생각해야 한다고 강조한다. 프레젠테이션에 표현된 글마저도 하나의 이미지로 받아들일 수 있게 표현하고, 내용을 구성할 때도 본론만큼 시작과 끝을 중요하게 생각해야 한다는 것이다. 아무리 본론에서 좋은 내용을 전달하려고 해도 시작과 끝에 임팩트가 없다면 좋은 인상을 남기기 어렵기 때문이다. (6장 상황별 보고하기)

하수의 보고 vs 고수의 보고
나에게 맞는 보고법을 찾아라

보고를 잘하는 보편적인 원칙이나 약속된 방법이 있다면 얼마나 좋을까? 설령 그렇다 할지라도 빠르게 변하는 업무환경에서 보고를 잘하기는 쉽지 않다. 시시각각 변화하는 상황에 직접 부딪치며 숙달되는 수밖에 없다. 보다 효과적인 보고 방법을 제시할 수는 있지만, 중요한 것은 자신이 처한 상황에 맞는 보고 방법을 적용하는 능력에 있다. 이 책은 다양한 보고 상황을 제시하며 좋은 보고와 그렇지 않은 보고를 비교, 분석하는 방법으로 독자들이 스스로 자기에게 맞는 방법을 찾을 수 있게 돕는다.
또, 보고업무를 보고서 기획부터, 쓰기, 편집하기, 보고하기까지 4단계로 나누어 설명하고, 마지막 두 장은 훈련 단계로 구성했다. 그리고 최근에 공공기관의 핫이슈로 떠오른 ‘역량평가’도 특강으로 담았다.
이 책의 저자 박종필은 18년간 공직에 몸담으며 말단에서 책임자 위치에 오르기까지 수많은 보고 업무를 경험했다. 이런 노하우를 저자는 2012년부터 지금까지 5,000여 공무원을 대상으로 강의를 통해 전수했다. 이 책은 그 강의 내용을 바탕으로 구체적인 사례를 덧붙여 풀어낸 보고법의 정수다. 이 책을 통해 좋은 콘텐츠를 가졌지만 그것을 제대로 표현하지 못해 고민하는 직장인들이 ‘나만의 보고법’을 완성해 보고의 스트레스에서 해방되길 기대한다.

[추천의 글]
처음에는 ‘공무원 보고서는 민간과 다를 텐데’라고 생각했다. 그러나 강의를 듣고 생각이 바뀌었다. 공무원은 물론 모든 직장인에게 필요한 논리적 기획, 간결한 문장, 깔끔한 보고의 방법을 ‘상대방 입장’이라는 본질로 풀어낸 멘토링 교과서 같은 강의였다. 지금도 보고 때문에 밤새우고 있을 많은 직장인에게 소금과 같은 기획의 길잡이가 될 만하다.
- tykim0621 블로그 방문자

고려대 사학과를 졸업하고 연세대와 영국 버밍엄대학에서 행정학 석사 학위를 취득했다. 1994년 제38회 행정 고등고시에 합격한 후 줄곧 고용노동부에서 근무하였고, 강원지청장과 경북지방노동위원회 위원장을 거쳐 현재 국무조정실 고용식품의약정책관으로 근무 중이다.
최근 20년 이래 고용노동부의 최장수 기획재정담당관이었을 정도로 기획과 보고 업무에 관한 한 탁월한 실력을 인정받고 있다. 그래서 공무원들 사이에서는 ‘보고의 고수’로 불리며, 지은 책으로 《고수의 보고법》이 있다.

블로그 blog.naver.com/pjpcrystal
저자의 생각을 설명하고 토론하는 공간이다.
카페 cafe.naver.com/pjpcrystal
방문자가 보고서를 올리면 저자가 첨삭 해주는 보고서 클리닉이다.

1 | 기획 스토리를 찾아내는 생각 정리하기
2 | 쓰기 누가 봐도 알 수 있는 생각 풀어내기
3 | 편집 내 생각을 그려주는 생각 보여주기
4 | 말하기 알기 쉽게 말하는 생각 전달하기
5 | 훈련 종류별 보고서 쓰기
6 | 훈련 상황별 보고하기